Regeln kennen. Regeln einhalten.
Compliance heißt bei uns: Jeder weiß, was gilt, jeder kann fragen, und jeder kann melden. Organisation, Schulung, Kontrolle.
Die Organisation.
Compliance-Stelle
Tobias Hitzenauer, Geschäftsführer – berichtet jährlich an den Verwaltungsrat. Ansprechpartner für alle Fragen: compliance@service.orth-kellenberger.com, +49 (0) 8727 969-222.
Geschäftsführung
Verantwortet das Compliance-System, beschließt Richtlinien, entscheidet über Maßnahmen.
Verwaltungsrat
Überwacht das System, erhält den Compliance-Bericht, behandelt Meldungen gegen die Geschäftsführung.
Die Regelwerke.
| Dokument | Gilt für | Stand |
|---|---|---|
| Werte-Charta der Familie Orth-Kellenberger | Verband, Gruppe – geht dem Kodex vor | Anlage 1 zur Satzung |
| Code of Conduct | alle (Mitarbeitende, Partner, Lieferanten, Familie) | 1.0 · 2027 |
| Lieferanten-Kodex | Lieferanten, Partner, freie Trainer | 1.0 · 2027 |
| Geschenkeregister, Vollmachtenordnung | alle | 2027 |
| IT-Sicherheits- und Datenschutzrichtlinie | alle, besonders IT-Familie | 2027 |
| Richtlinie Geschäfte mit nahestehenden Personen | Geschäftsführung, Gesellschafter, Familie | 2027 |
| Geschäftsordnungen | Geschäftsführung, Verwaltungsrat | 2027 |
Schulung und Kontrolle.
Schulung
Alle Mitarbeitenden werden beim Eintritt und danach jährlich geschult; Führungskräfte zusätzlich zu Interessenkonflikten und Hinweisen.
Vier-Augen-Prinzip
Zahlungen, Verträge und Zugänge zu Kundensystemen folgen dem Vier-Augen-Prinzip; Ausnahmen sind dokumentiert.
Prüfung
Der Abschlussprüfer prüft den Jahresabschluss; interne Prüfungen laufen stichprobenartig; der Compliance-Bericht geht jährlich an den Verwaltungsrat.
Verbesserung
Jede Meldung, jeder Vorfall führt zur Frage: Welche Regel, welcher Prozess muss sich ändern?